7大步驟11大細節(jié)不容忽視
訂貨會是業(yè)內(nèi)司空見慣的一種促銷形式，廠家利用這種方式提升自己的銷量，發(fā)展更多的經(jīng)銷商。經(jīng)銷商也在積極模仿，他們和所代理品牌的廠家合作，積極開拓自己的二批商和終端銷售渠道。他們通過訂貨會將產(chǎn)品快速送達銷售網(wǎng)點，盡可能多的占有網(wǎng)點的資金和貨架，形成強大的市場攻勢和熱銷場景。
經(jīng)銷商的訂貨會按照客戶類型可以分為針對分銷客戶的訂貨會和針對銷售網(wǎng)點的訂貨會，按照會議舉辦場地可以分為現(xiàn)場訂貨會和上門訂貨會。本文主要針對現(xiàn)場訂貨會進行分析。現(xiàn)場訂貨會的形式雖然是一種火力猛見效快的促銷方式，但是搞不好的話極容易變成“吃喝會”，場面紅火，人多訂貨少；或者是參與者少出現(xiàn)冷場，顏面大失，變成“丟臉會”。因此若想成功開好一次現(xiàn)場訂貨會，一些細節(jié)就必須要關(guān)注。
訂貨會的三個目的與兩個誤區(qū)
一場成功的訂貨會一般會幫助經(jīng)銷商達成以下三個目的：
提升銷售額
在某區(qū)域內(nèi)，由經(jīng)銷商出面組織，由公司業(yè)務員配合，招集區(qū)域內(nèi)的二批商和大零售商參加訂貨會。通過產(chǎn)品介紹和政策介紹，加上現(xiàn)場抽獎等形式，讓參會代表積極訂貨，起步一般是每戶一百箱以上，一個會議開下來，一般是幾百萬的銷售額，一天時間即可完成相當于一個月的銷量。
開發(fā)新客戶
對于有意向做二批商的創(chuàng)業(yè)者來說，訂貨會無疑是他們走入這個圈子的最佳途徑。經(jīng)銷商可以利用訂貨會現(xiàn)場優(yōu)越的氛圍、優(yōu)惠的促銷政策，直接將他們發(fā)展為自己的二批商。
轉(zhuǎn)移資金壓力，增強感情溝通
由于經(jīng)銷商資金不足的問題而影響銷量是常有的事。通過訂貨會的形式可以將參會經(jīng)營戶的資金預先收上來，數(shù)天之后再來提貨或送貨。這不僅可以臨時使用二批商的資金來解決經(jīng)銷商的周轉(zhuǎn)緊張，還可以逐步引導形成一個資金、網(wǎng)絡、倉儲共享的區(qū)域聯(lián)盟體。此外，不少經(jīng)銷商與當?shù)氐亩?、零售商除了偶有生意之外，往往?ldquo;老死不相往來”，通過這樣的訂貨會，可以邀請與經(jīng)銷商和公司有直接或間接業(yè)務往來的客戶，相聚一堂，可以促進感情交流，加強合作關(guān)系。
經(jīng)銷商開訂貨會，由于人員執(zhí)行不到位，資金實力不夠，細節(jié)做得不夠好等原因，經(jīng)常會出現(xiàn)兩個誤區(qū)：
偏左與偏右
經(jīng)銷商或業(yè)務主管對于這類會議的組織尚不熟悉，容易出現(xiàn)偏左或偏右的現(xiàn)象。偏左的表現(xiàn)是：一本正經(jīng)的開大會，總是聽組織者在不斷的講話，給人有點強行灌輸?shù)母杏X；而偏右的表現(xiàn)卻是：把促銷政策隨便一說，整個會議從頭到尾就是吃吃喝喝。
不能把握分寸
有些經(jīng)銷商不能很好把握分寸，他們?yōu)榱舜罅看黉N自己的貨物，經(jīng)常搞出一些不正當競爭的行為，或者出現(xiàn)訂貨會后政策不兌現(xiàn)的現(xiàn)象。在這樣的情況下，訂貨會還不如不開的好。
成功訂貨會的細節(jié)
事前調(diào)研，尋找切入點
在了解到訂貨會對于經(jīng)銷商的現(xiàn)實意義以及容易陷入的誤區(qū)后，我們發(fā)現(xiàn)對于經(jīng)銷商的訂貨會來說，細節(jié)往往決定其成敗。那么，經(jīng)銷商首先應該做好的細節(jié)就是訂貨會之前的調(diào)研工作。
調(diào)查客情狀況
有了開訂貨會的想法后，首先要大量的走訪市場，搜集各種市場信息，尤其是要把未解決的一些問題迅速地和客戶達成解決共識，做好客情的深化工作。
訂貨會比較關(guān)鍵的是經(jīng)銷商的客情關(guān)系，如果客情不好，訂貨會就會出現(xiàn)冷場，達不到預計的客戶數(shù)量目標。因此，前期需要對經(jīng)銷商的客情進行調(diào)查，以免出現(xiàn)“菜好做，客難請”的局面（當然只要經(jīng)銷商愿意召開訂貨會，說明他對客情還是有信心的，但是也不要掉以輕心，需要在召開前進行周密的計劃和邀請，同時經(jīng)銷商也要積極地去做好客戶的邀請工作，這對經(jīng)銷商也是個挑戰(zhàn)）。
通過對客戶進行走訪，調(diào)查公司經(jīng)營中是否存在問題，如果存在，哪怕是非常小的一些問題也需要加以重視，在前期予以解決。
對市場進行調(diào)研，初步了解客戶對什么樣的政策比較感興趣，并提出自己的一些初步想法，試探客戶的參會意愿程度。
關(guān)注客戶什么時間段比較能夠抽出身參加訂貨會，不同渠道的客戶的經(jīng)營時間段是有區(qū)別的：比如農(nóng)貿(mào)市場的客戶一早一晚是生意最忙的時候，學校周邊的客戶星期天是生意比較好的時段（小學校則是在上下學的時候），鄉(xiāng)鎮(zhèn)的客戶則在集市的日子會比較忙，小區(qū)的客戶在上下班的時間比較忙，另外自己的主要大客戶會在什么時間段有重要的事情必須參加等等。這些資訊對于最終確定開訂貨會的時間會有很大的幫助。
調(diào)查競品狀況
了解競品的一些信息，看看競品有什么促銷政策，與本次訂貨會的一些政策是否沖突，客戶對競爭對手有哪些意見，自己如何避免。調(diào)查其他廠家以及經(jīng)銷商（尤其是酒類，大食品類，飲料類等）何時召開訂貨會，時間上是否沖突。
確定好的議題
許多經(jīng)銷商開訂貨會不動腦筋，認為開個普普通通的訂貨會還要搞得那么復雜完全沒有必要。訂貨會的主題也是諸如“xx 品牌2011 年度訂貨會”等常見的內(nèi)容，既看不到半點跟品牌有關(guān)聯(lián)的創(chuàng)意，給到參會的經(jīng)銷商的感覺也平平淡淡。如果我們?yōu)橛嗀洉M訂一個好的主題效果就完全不一樣了，好的議題能夠提高與品牌的契合度，更給到了分銷商一種共贏市場的信心。
確定規(guī)模
經(jīng)銷商還應該確定參加會議的人數(shù)：有多少客戶一定會參加，多少家客戶需要極度邀請才會參加，有多少家不會參加但會訂貨，有多少家不會參加可能需要廠家人員出面才有可能參加；確認訂貨會的可行性；確定會議的時間，地點，宴會桌數(shù)；確定費用的預算，哪些費用廠家可以直接承擔，哪些費用廠家可以變相承擔，哪些費用可以由廠家同時承擔等等。在費用的名頭上要多下功夫，同時調(diào)整業(yè)務人員的相關(guān)提成，以確保訂貨會有一定的盈余。
用好政策吊足客戶的胃口
訂貨會的政策需要經(jīng)銷商下很大的功夫去制定，一個新穎的政策會吸引客戶的參與熱情，在眾多的連環(huán)政策中一定要有一個出彩的亮點來保證訂貨會高潮迭起，激發(fā)客戶的訂貨欲望。
“來即送”
客戶只要參加就有禮品相送，這個禮品要有一定的價值感，可以由廠家提供禮盒，也可以自己進行產(chǎn)品組合。
“訂即獎”
訂貨會的政策相比平時的力度要大，讓客戶感覺到以后不會再有此力度的支持。如果有贈品，贈品一定要有價值感，并讓客戶切實感覺到可以考慮客戶目前代理的產(chǎn)品，與本公司產(chǎn)品相關(guān)聯(lián)的產(chǎn)品，如火腿腸、大米、色拉油，也可以考慮電器類、車輛、床上用品、旅游、培訓、某某演唱會門票等等。
“多訂多獎”
訂貨會的政策要有坎級，鼓勵多訂貨?？布壍闹贫藴室欢ㄒ紤]大部分客戶會訂貨的金額，同時兼顧個別大戶的訂貨積極性。
“獎了再獎”
盡可能制定抽獎的環(huán)節(jié)，以訂貨坎級獎勵抽獎券，以此增加客戶獲得多次抽獎的機會，增加獲得獎勵的機會，激發(fā)客戶多訂貨的激情。
訂貨會一定要強調(diào)是現(xiàn)款訂貨會，不予欠賬，避免出現(xiàn)虛假訂貨，套取獎品的行為，如果確有客戶提出賒賬要求也要相關(guān)業(yè)務人員做出擔保，保證在一定的時間段把貨款打到經(jīng)銷商賬上（通過第三方擔保，對客戶和業(yè)務人員都有一定的壓力，同時即使客戶最終不打款，也會有種愧對業(yè)務人員、業(yè)務人員愧對公司的心理，這樣他們會通過其他的方式來回報公司）。訂貨會政策制定出來后，一定要先和一部分知心客戶進行溝通，取得一部分客戶的支持，避免在訂貨會上出現(xiàn)冷場的現(xiàn)象。
訂貨現(xiàn)場，場面一定要HOLD住
訂貨會現(xiàn)場節(jié)奏的控制非常關(guān)鍵，流暢的節(jié)奏對客戶的訂貨激情起到很好的鼓舞激勵，場面火爆氛圍熱烈，會把訂貨會的期望值抬升到一個意想不到的效果！因此，整個的會場節(jié)奏要提前設定好，做好演練，做好人員的分工等各項準備工作。
會場的布置要找好亮點，氛圍很重要
會場的布置主題一定要醒目，所有參會的人員都能夠看到會議的主題及主持人的講話；話筒音箱要完好，所有人都能夠清晰地聽到主持人的講話，音樂的背景要健康積極震撼。
產(chǎn)品的擺放造型新穎醒目，能夠吸引住客戶的目光。產(chǎn)品的產(chǎn)品手冊，企業(yè)簡介，樣品的進價售價簽要清晰。
布置好吊旗、海報、條幅、易拉寶、X 展架、播放器等，如有必要最好能用投影儀，這樣客戶更能清晰地看到產(chǎn)品及政策會場外一定要掛好條幅，以方便客戶找到會場，如有必要可以在會場外擺放拱門、氣球、產(chǎn)品氣模等。
客戶的座位最好提前安排好，避免有矛盾的客戶雙方坐在一起或臨近，避免一些問題客戶透漏出不好的信息，或者是一些特殊照顧的政策讓不該知道的客戶掌握。
做好收款臺的各項準備，各項票據(jù)、開票用品及驗鈔機要預備足，如客戶刷卡，準備好銀聯(lián)刷卡POS 終端機，注意貨款的安全等。提醒客戶保管好相關(guān)票據(jù)，如有獎卷發(fā)放要提醒客戶。
會前開票和會中開票相結(jié)合
現(xiàn)在的訂貨會真正在現(xiàn)場開出很多貨物的品牌越來越少，一般都是事先在網(wǎng)絡商中收一批錢過來，尤其是那些大戶經(jīng)銷商的錢都是會議之前就已經(jīng)收好了，現(xiàn)場訂貨的都是那些散戶以及一些受現(xiàn)場情緒蠱惑的沖動型客戶。會前開票收錢還有一個好處就是能夠有效把握會議費用的控制，使會議費用不至于因為參會人員的超標和不可預見性跟著超標，也能夠避免因為品牌影響力的不足導致參會人員過少的冷場局面。
營造好現(xiàn)場氛圍
現(xiàn)場氛圍越濃，經(jīng)銷商開貨的積極性越高，對散戶和那些猶豫觀望的客戶影響就越大?，F(xiàn)場氛圍不僅僅是背景圖、X展架、條幅、彩旗、拱門等硬件，還要制造軟氛圍進行配合。如事先與某些鐵桿經(jīng)銷商商量好，不斷提高其現(xiàn)場開貨金額以刺激其它經(jīng)銷商形成攀比性開貨。為此還可設置全場開貨大獎以及現(xiàn)場現(xiàn)金最高開貨大獎等刺激性獎勵，鼓勵經(jīng)銷商的現(xiàn)場開貨，營造濃厚的現(xiàn)場銷售氛圍。
如果費用允許，不但可以包裝好訂貨會現(xiàn)場的酒店，繁華大街上的氛圍也可以著力營造。這種氛圍營造對鄉(xiāng)鎮(zhèn)客戶以及在縣城開訂貨會時非常管用。
一定要設置抽獎和禮品環(huán)節(jié)
既然是訂貨會，如果把禮品事先發(fā)給那些經(jīng)銷商，或者訂貨會不設置禮品的話，到會的經(jīng)銷商就會銳減，僅僅是吃餐飯對很多經(jīng)銷商已經(jīng)沒有任何吸引力了。要讓經(jīng)銷商切身感受到不參加會議就不能拿到禮品、就不能參與抽獎，要打消其不參會就拿禮品的念頭，以保障參會人數(shù)的準確，有較高的人氣。
提升訂貨會人氣
訂貨會前一天要再次確認參會客戶的數(shù)量，確認訂餐的桌數(shù)、禮品數(shù)、會場布置等相關(guān)準備工作，注意安排攝像拍照等工作，以作為記錄存檔宣傳用，如廠家需要，可以作為核銷相關(guān)費用的憑證，對于一些提供費用較多的廠家拍照的時候要注意拍攝的技巧性。
會議當天要提前檢查會場的相關(guān)準備工作，前臺接待人員做好客戶的接待、簽到，做好客戶的登記、禮品發(fā)放，同時注意禮品發(fā)放時一家客戶只能領取一份，避免重復領取。
業(yè)務人員要及時熱情地招呼好客戶，做到“眼觀六路耳聽八方”，做好客戶的政策介紹，訂貨工作，不要怠慢任何一個客戶。及時關(guān)注客戶的到來人數(shù)，業(yè)務人員要及時的打電話與客戶溝通，力爭讓預計的客戶全部到場。安排好客戶的訂貨，尤其是做好關(guān)系較好客戶的訂貨工作，讓他們起到帶領的作用（一些客戶可以在會前訂好貨，避免會場上客戶過多，照顧不過來，出現(xiàn)漏訂的客戶）。
控制好會議的節(jié)奏，避免時間過長，客戶不耐煩。產(chǎn)品的介紹不易過長，控制在半小時內(nèi)，中間可以穿插客戶訂貨的信息，不斷的烘托訂貨的氛圍。可以安排一些廠家的講話，以顯示廠家的支持。
介紹產(chǎn)品時，要注意講解是如何進行動銷的，解決客戶擔心銷售不動的問題以及退貨的問題。及時關(guān)注沒有訂貨的客戶，在用餐的過程中業(yè)務人員要辛苦一下，抓住客戶不訂貨不好意思的心里，追住客戶訂貨，同時利用好已訂貨客戶的資源，爭取讓所有客戶都能訂貨。
會后跟進執(zhí)行到位
經(jīng)銷商在會議結(jié)束后要快速總結(jié)，尤其是一些慢待的客戶或者是有意見的客戶要及時溝通表示歉意，適當?shù)臅r候可以送一些小禮品作為補償，對一些訂貨積極的客戶要表示感謝，強化相互間的感情。
快速與廠家溝通備貨，將各種訂貨送至客戶處，對于一些沒有參加訂貨會的客戶可以適度的照顧給予一定的支持。及時跟進客戶銷售的情況，及時予以調(diào)整，避免出現(xiàn)銷售不暢帶來的產(chǎn)品積壓，影響客戶的銷售熱情，造成退貨。
如果有一些客戶訂貨量比較大，并且比平時的要貨量大出5 倍以上，可以適度考慮貨物盡可能不要一次性發(fā)完，避免出現(xiàn)在客戶的倉庫內(nèi)積壓，形成不良影響。及時和廠家溝通，做好各項費用的核銷工作，并對廠家的支持表示感謝。
做好訂貨會后的管控工作，防止有人鉆空子
訂貨會的類型比較多，但對于訂貨量比較多的，客戶會分批提貨，有些訂貨會客戶會先預打一部分款項，后期分批打。這些情況，需要業(yè)務員在平時現(xiàn)場銷售過程中隨時掌握信息，如果業(yè)務員得到的信息不及時，或者財務部對每個訂貨會的登記有誤差，很容易讓客戶或者業(yè)務員鉆這類空子。訂貨會的后期管控很多企業(yè)都比較忽視，孰不知這里面非常容易讓人鉆空。
最好也是最有效的方法，是使用訂貨會的管理軟件，通過訂貨會軟件來達到訂貨會的后期跟蹤與分析，蘇州友商軟件有限公司開發(fā)的供應商S6軟件中，就有這樣的專用模塊，并且可以與業(yè)務員的手機軟件進行鏈接，讓業(yè)務員在平時的銷售過程中掌握每一個訂貨會的執(zhí)行情況。了解公司的銷售收入中哪些來源于訂貨會，哪些是正常銷售；應收款中，哪些是訂貨會的，哪些是正常銷售的，本月的回款中哪些是訂貨會的，哪些是正常的。
